Kako prenehati odlaševati z delom in maksimizirati produktivnost?

Odlašanje in produktivnost

Vsi imamo tiste dneve, ko nam gre vse od rok in kot po maslu: ko ne potrebujemo veliko motivacije za začetek, ko se stvari naredijo skoraj same in ko se počutimo “on top of the world”... 

Blagor za take dneve 🙂

Potem pa nastopijo dnevi in včasih tudi tedni, ko prav nič ne gre, kot si želimo: ne moremo se spraviti k delu, tudi če začnemo delati se nam nikamor ne premakne in zato začnemo stvari odlašati… Ure se spreminjajo v dneve, dnevi v tedne, mi pa nismo nič produktivnega naredili in zato nastopi slaba volja in negativne misli.

Čeprav ne moremo vedno najti jasnih razlogov, zakaj pride do tega, pa se lahko z opazovanjem in raziskovanjem vzorcev in vzrokov veliko naučimo in lahko posledično takšna obdobja odlašanja preprečimo.

Kako torej končno prenehati odlašati in se lotiti dela?

---

Pri meni je do tega prihajalo pretekla dva tedna. Po dveh mesecih in pol čakanja doma, sem se vrnil v službo, kar mi je obrnilo življenjski ritem na glavo. Čeprav sem imel poleg službe še dovolj časa, da bi naredil kaj zase in dokončal npr. ta članek, pa se prav nisem mogel spraviti k delu… Začel sem raziskovati vzroke zakaj in postopoma se mi je vse poklopilo in vsaj deloma sem doumel, zakaj je do tega prišlo . 

1. Poišči svoj “Zakaj?”

O tem sem že pisal v članku Vzroki in motivacije za spremembe in navad in vedenj. Za tisto pravo motivacija, ki nas bo gnala po doseganju zastavljenih ciljev in nalog, se moramo ozreti vase in najti prave in globlje vzroke, zakaj si nečesa želimo. Tako recimo cilj, da bi radi shujšali samo za to, ker kaže tehtnica previsoko številko, žal ni dovolj. 

Podobno velja tudi pri produktivnosti in delu: če si želimo končati neko opravilo, samo zato da bo končano, ali zato, ker nam to narekujejo zunanji dejavniki in drugi ljudje, nam bo veliko težje to doseči, naj ne bomo imeli prave gonilne sile, ki nas bo polnila z motivacija in produktivnostjo. 

Če imate pri tem težave, si vzemite nekaj minut časa in razmislite, zakaj si želite opraviti in dokončati določeno nalogo? Nato pomislite, kaj vam bo  dokončanje te naloge prineslo? Mogoče osebni uspeh. Mogoče boste s tem pomagali drugim in pustili pozitivni vpliv na svet okoli vas.

Prav ta zadnja stvar je zelo pomembna zame osebno. Ko ne vidim namena svojega dela in stvari, ki jih počnem, se zelo težko spravim k delu in najdem tisto motivacijo, ki mi pomaga doseči pomembne in velike reči. Ko pa si dovolim verjeti*, da bo moj izdelek ali projekt, na katerem delam, pomagal drugim in pozitivno vplival na svet okoli mene, dobim občutek namena in nuje po končanju le tega.

… si dovolim verjeti*: Sami sebi smo lahko največji zaveznik ali najhujši sovražnik. Včasih se zgodi, da si zavestno ali podzavestno sami sebi ne dovolimo verjeti vase in si ne dovolimo uspeha. To je tisti naš primitivni del, ki nas želi ohraniti majhne in s tem varne. Koncept ima več imen: v psihologiji se imenuje “positive shadow”, Steven Pressfield ga imenuje “Resistance”, Joe Rogan “Inner Bitch”… Če tega ne znamo obrniti v naš prid, je lahko močan antagonist, ki nas drži nazaj in nam preprečuje doseganje ciljev... Več o tej temi tukaj. 

2. Izzivalni cilji

Postavljanje ciljev je pomembno tako za na dolgi rok, kot tudi iz dneva v dan. Vendar postavljanje ciljev samo po sebi še ni dovolj: pomembno je, da so ti cilji pravilno zastavljeni.

Cilji in naloge, ki si jih postavljamo, ne smejo biti prezahtevni, hkrati pa tudi ne prelahki. Če so ti postavljeni previsoko, se počutimo preobremenjeno, smo pod prevelikim pritiskom in se naloge sploh ne bomo lotili, saj se nam zdi zastrašujoča. Če pa je naloga zastavljana prenizko, se nam bo zdela prelahka in dolgočasna, ne bomo se počutili dovolj izzivalno in se naloge sploh ne bomo lotili. 

Cilji in naloge morajo biti tako ravno nekje vmes med obema ekstremoma: v tistem “sweet spotu”. Povedano drugače: cilji morajo biti za malenkost izven naše cone obdobja.

Torej, ko se boste tudi vi znašli v odlašanju nekega opravila, se vprašajte, ali je opravilo, ki ste si ga zastavili, premajhno in zato dolgočasno, ali preambiciozno in zato zastrašujoče?

Sam sem si prejšnje tedne postavljal previsoke cilje in vse skupaj je vodilo v odlašanje in prestavljanje naloge iz dneva v dan. Poleg tega naloge nisem razdelil na več manjših korakov, kar me pripelje do naslednje točke...

3. Seznam opravil

Kolikor se zid banalno, je lahko seznam opravil in nalog zelo velik adut pri dobri produktivnosti. Seznam opravil je izjemno koristen: 

• tako pri najbolj preprostih in vsakdanjih opravilih (npr. nakupovalni seznam, dnevni seznam ciljev in opravil…),

• kot tudi za pomembne poklice (npr. kirurgi ga uporabljajo pri reševanju življenj, piloti pri vzletih in pristankih...) in pri pomembnih znanstvenih odkritjih in dosežkih (inženirji ga uporabljajo za gradnje stolpnic, pri Nasi so ga uporabljali pri iztrelitvi prvih raket v ozračje…).

Seznam opravil se izkažejo kot preprosta rešitev v kaotičnem in preobremenjenem svetu. Z njimi lahko “odstranimo mentalni pritisk, bolje izberemo stvari, ki so najbolj pomembne za nas trenutno in začnemo postopno napredovati pri teh zastavljenih stvareh.”

¹

Tako imamo veliko večjo možnost, da zastavljene naloge dosežemo in izpolnemo, če jih razbijemo na več manjši opravil in jih nato opravimo eno za drugo.

Najprej razmislite, kako si lahko veliko nalogo in cilj razdelite na več manjših korakov, ki jih boste opravili enega za drugim in s tem pridobili zagon in produktivnost. Nato ustvarite seznam opravil oz. naslednjih korakov na listu papirja, v planerju ali beležki na pametnem telefonu in nato sproti označujte opravljene točke. Označevanje opravljenih in doseženim stvari ima močan vpliv na samozavest, motivacijo in občutek izpopolnitve.

4. Umakni distrakcije

Ste že mislili, da se boste temu izmuznili kaj? 😉 Tisti, ki me redno spremljate in berete, veste, da veliko govorim in pišem o problemu telefonov in socialnih omrežij.

V svetu, kjer moderna tehnologija tekmuje za našo pozornost, je za dobro produktivnost ključnega pomena omejitev distrakcij. Študija Glorie Mark je prišla do ugotovitev, da potrebuje posameznik, ki ga zmoti obvestilo na pametnem telefonu, kar 25 min da se njegova koncentracija popolnoma vrne v prejšnjo opravilo.

²

Čeprav se mi zdi številka pretirana, pa je vseeno stvar skrb vzbujajoča, če želimo biti maksimalno produktivni. 

Preprosti in učinkoviti nasveti za boljšo produktivnost:

• Izklopite nepotrebna obvestila (aplikacije, socialna omrežja, emaili…).

• Dajte telefon na tiho in ga imejte obrnjenega z zaslonom navzdol.

• Ne uporabljajte telefona in ne pregledujete socialnih omrežij med samim delom.

Na temo nekaterih nevarnostih in negativnih posledicah pretirane uporabe socialnih omrežij sem napisal daljši članek, ki si ga lahko preberete s klikom na to povezavo.

5. Pomodoro timer

Pomodoro timer je preprosta tehnika, ki nam pomaga povečati produktivnost. Temelji na tem, da delamo neprekinjeno 25 min, nato pa sledi 5 min pavze. Tehnika je zelo efektivna zato, ker v nas vzbudi občutek nujnosti in nas hkrati  izzove, da poskušamo v času dela narediti čim več. Hkrati pa z rednimi premori tehnika preprečuje izčrpanost in utrujenost, ki bi nastala zaradi predolgega dela brez počitka. 

Tehniko lahko uporabljate tako, da si naložite aplikacijo na pameten telefon ali pa preprosto nastavite časovnik.

Jaz osebno imam sicer raje, če si čas dela podvojim, tako da delam 50 min in si nato vzamem 10 min pavze. 

6. Flow kot voditelj produktivnosti

Najboljši način za premagati odpor do dela in povečati produktivnost je zagotovo flow. “Flow” ali “The Zone” je “stanje optimalnega performansa, ko se možgani zaklenejo v neko opravilo in vse ostalo zbledi. To je tisti občutek, ko smo sfokusirani samo na trenutno opravilo in se vse okoli nas zamegli in se nam zdi, da se stvari “delajo same”. Flow omogoča ekstremnim športnikom “nadnaravne” trike, ustvarjalcem pa najboljše delo.”

³

Raziskovalni novinar in avtor Steven Kotler v knjigi The Rise of Superman, piše da se produktivnost in motivacija v flowu povečata za kar 500%, kreativnost za kar 400-700%, učenje pa za 230%. Prav tako so ljudje, ki preživijo več časa v flowu, na splošno bolj zadovoljni z življenjem in srečnejši.

Najboljša stvar pri flowu pa je ta, da se lahko s preprosti triki in koraki naučimo kako dostopati do tega občutka, s tako imenovani “flow sprožilci” oz. “sprožilci flowa.”

• Pravilno zastavljeni cilji

Pravilno zastavljeni cilji so pomembni za dostop do flowa. Kot smo že zgoraj govorili, morajo biti cilji in naloge ravno prav nastanjeni, da nas ravno prav izzovejo in nam tako pomagajo doseči flow. Med raziskovalni visokih zmogljivosti (“high” ali “peak performance”) in flowa se zgornji ta koncept imenuje “Flow channel”.  

• Mindfulness in meditacija

Čuječnost in meditacija sta super orodji, saj nam pomagata, da se bolje zavedamo in živimo v sedanjem trenutku. Flow sledi fokusu, z vajemi čuječnosti in meditacije pa treniramo um, da se skoncentrira na sedanji trenutek in opusti nepomembne misli. 

George Mumford v knjigi The Mindful Athlete piše, da nam čuječnost pomaga, “da opazujemo svoje misli na nevezan način, kar vzame čustveni naboj iz njih, upočasni naše dojemanje časa in nas ponovno poveže s sedanjim trenutkom. In samo v sedanjem trenutku lahko gojimo zavestni flow za naše življenje, dosežemo optimalno raven zmogljivosti in doživimo ‘vzvišeno’ mesto imenovano ‘the Zone’.”

• Rituali in vzorci

Ljudje smo bitja navad. Najbrž ste že kdaj slišali o ritualu vrhunskega športnika pred tekmo ali nastopom. Sprožilni rituali in vzorci so tudi zelo močni sprožilci flowa. Z rituali lahko telo naučimo, da bo pripravljeno vstopiti v flow stanje. 

Za pomoč pri začetku pisanja, Steven Kotler svetuje, da namesto da začnemo na prazni strani, naj najprej preberemo in uredimo, kar smo do tedaj napisali: to prepoznavanje vzorca nam bo pomagalo pri produktivnosti in sprožitvi flowa.

Aubrey Marcus v coursu Go For Your Win omenja tri bistvene vidike, ki naj jih vključimo v naš sprožitveni ritual za flow:

1. Delaj vsak dan, ob istem času, na istem mestu.

2. Vključi spremljajočo glasbo.

3. Naredi nekaj, kar tebi psihološko veliko pomeni.

Pomembno je, da si ritual prilagodimo sebi. Moji najbolj produktivni dnevi so takrat, ko grem pred delom na kratek sprehod, nato si skuham kavo, se naštimam v mojem prostoru ter si v ozadju vpalim chill glasbo (že nekaj časa mi je najljubša ta).

• Novosti

Novosti v nas vzbudijo zanimanje in sproščanje dopamina, ki je vodilni nevrotransmiter za fokusa, novost pa lahko enostavno dosežemo z menjavo prostora. Zaradi trenutnih razmer, ki nam ne dopuščajo it delat v knjižnico ali kakšno mirno kavarno ali čajnico, se moramo znajti drugače. Včasih je dovolj da se premestimo v drug prostor, ki običajni ni naš delovni prostor - mogoče je to jedilnica, terasa itd.

7. Prehrana in dopolnila

Za dober fokus, produktivnost in flow pa so zelo pomembna tudi prehrana in nekatera dopolnila. Prehrana in prehranska dopolnila za možgane in fokus ao zame zelo fascinantne teme, zato pripravljam članek prav na to temo.

Če ga nočete zamuditi, se prijavite na obveščanje o izidu vseh novih člankov.

---

To je to za ta članek na Substratu. Zelo rad bi tudi slišal vaša mnenja, vprašanja ali predloge za naslednje članke.

Prav tako lahko ta članek delite s tistimi, za katere mislite, da jim bo všeč in jim bo koristil. 

Če nočete zamuditi prihodnjih člankov, se naročite in na email boste dobili obvestilo ob vsaki novi objavi.

Poskrbite zase, ostanite zdravi in kmalu na ponovno branje! :)

1. Brian McKeown: Essentialism.

2. Gloria Mark: The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress

3. Steven Kotler: The Rise of Superman.